Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise zur Laboranalyse

Nach Art. 13 und 14 DSGVO – Stand: September 2026

Diese Information betrifft die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Laboranalyse, also ab dem Zeitpunkt, an dem Sie uns eine Probe einsenden. Für die Nutzung unserer Website und die Bestellung in unserem Onlineshop gilt unsere gesonderte Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

OILTESCO GmbH
handelnd unter der Marke oiltest24
Niederfeldweg 26
83246 Unterwössen
Deutschland

Telefon: +49 (0) 8641 / 951 15 09
E-Mail: info@oiltest24.de

Vertreten durch den Geschäftsführer: Norman Rohrwick

2. Welche Daten wir verarbeiten

Über den Probenbegleitschein beziehungsweise die Online-Registrierung erhalten wir insbesondere:

• Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten,
• die Nummer des Analysensets,
• Angaben zu Ihrem Fahrzeug, Ihrer Maschine oder Anlage, beispielsweise Hersteller, Typ, Laufleistung beziehungsweise Betriebsstunden sowie gegebenenfalls Kennzeichen oder Fahrzeug-Identifizierungsnummer,
• Angaben zur eingesandten Probe und zur verwendeten Betriebsflüssigkeit, beispielsweise Öl oder Kühlmittel, sowie gegebenenfalls zum letzten Wechsel,
• Ihre Erklärung zum vorzeitigen Beginn der Analyse und Ihre Unterschrift.

Hinzu kommen die im Labor ermittelten Messwerte sowie der auf dieser Grundlage erstellte Prüfbericht.

Angaben zu Fahrzeugen, Maschinen und Anlagen sind personenbezogene Daten, soweit sie einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Zuordnung der Probe zum Analysenset, Durchführung der Laboranalyse, Erstellung und Übermittlung des Prüfberichts sowie Bearbeitung von Reklamationen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
• Nachvollziehbarkeit der Analysen und Qualitätssicherung im Labor auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO,
• Nachweis Ihrer Erklärung zum vorzeitigen Beginn der Analyse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit der Analysen und der Qualitätssicherung liegt darin, die Aussagekraft und fachliche Qualität unserer Prüfungen dauerhaft sicherzustellen und Analyseergebnisse bei Rückfragen oder Reklamationen nachvollziehen zu können.

4. Digitalisierung der Probenbegleitscheine

Ausgefüllte Probenbegleitscheine werden eingescannt und zur Vermeidung von Übertragungsfehlern automatisiert ausgelesen.

Dies erfolgt ausschließlich auf unseren eigenen Systemen. Eine Übermittlung der Probenbegleitscheine an externe Dienste oder Cloud-Anbieter findet dabei nicht statt.

Rechtsgrundlage für die Digitalisierung und Erfassung der Angaben ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Verschenkte oder weitergegebene Analysensets

Analysensets können verschenkt oder an andere Personen weitergegeben werden. Sind Sie Einsender einer Probe, haben das Analysenset aber nicht selbst gekauft, gilt Folgendes:

• Ihre Daten erhalten wir von Ihnen über den Probenbegleitschein beziehungsweise die Online-Registrierung. Die Zuordnung zum Käufer des Analysensets ergibt sich aus der Setnummer.
• Den Prüfbericht übermitteln wir Ihnen und dem Käufer des Analysensets. Der Käufer erhält dabei auch die im Prüfbericht enthaltenen Angaben zu Ihrem Fahrzeug, Ihrer Maschine oder Anlage.
• Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das berechtigte Interesse des Käufers liegen in der Erfüllung des Vertrags über das vorausbezahlte Analysenset.

6. Anonymisierte Auswertungen

Wir nutzen Analysenergebnisse außerdem in anonymisierter Form für statistische Auswertungen, Methodenentwicklung, Qualitätssicherung sowie zur Bildung von Richt- und Grenzwerten.

Die Anonymisierung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Weiterentwicklung unserer Analyseverfahren, der Sicherung ihrer Qualität und der Verbesserung der fachlichen Einordnung zukünftiger Analyseergebnisse.

Nach der Anonymisierung lassen die verwendeten Daten keinen Rückschluss mehr auf Sie, Ihr Fahrzeug, Ihre Maschine oder Ihre Anlage zu. Wirksam anonymisierte Daten sind keine personenbezogenen Daten.

7. Kommunikation und Empfänger

Für die Kommunikation per E-Mail und die elektronische Übermittlung von Prüfberichten nutzen wir Microsoft 365 der:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
Irland

Mit Microsoft besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Sie erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Empfänger entsprechend zertifiziert ist, sowie auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Neben dem Käufer eines weitergegebenen Analysensets gemäß Ziffer 5 können insbesondere folgende Empfänger personenbezogene Daten erhalten:

• IT-Dienstleister, die uns beim Betrieb und bei der Wartung unserer Systeme unterstützen, auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung,
• unser Steuerberater, soweit dies zur Erfüllung steuerlicher oder handelsrechtlicher Pflichten erforderlich ist,
• Behörden und öffentliche Stellen, soweit wir gesetzlich zur Übermittlung verpflichtet sind.

Eine Weitergabe Ihrer Analysenergebnisse zu Werbezwecken findet nicht statt.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Maßgeblich sind insbesondere:

• die Durchführung und Abwicklung der Laboranalyse,
• die Bearbeitung möglicher Rückfragen und Reklamationen,
• die Nachvollziehbarkeit der Analyse,
• die Möglichkeit von Trendauswertungen über die Lebensdauer des untersuchten Fahrzeugs beziehungsweise der untersuchten Maschine oder Anlage,
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus dem Handels- und Steuerrecht,
• gesetzliche Verjährungsfristen, soweit die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Ansprüchen benötigt werden.

Entfallen sämtliche Speichergründe, werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Das eingesandte Probenmaterial wird drei Wochen nach Übermittlung des Prüfberichts entsorgt.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO: Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an:

E-Mail: info@oiltest24.de

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach

10. Erforderlichkeit der Angaben

Die Angaben auf dem Probenbegleitschein beziehungsweise bei der Online-Registrierung sind für die Durchführung der Laboranalyse erforderlich.

Ohne diese Angaben können wir die Probe gegebenenfalls nicht eindeutig zuordnen, die Analyse nicht ordnungsgemäß durchführen oder keine aussagekräftige Beurteilung erstellen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.